A chave para o gerenciamento de projetos? Colaboração!

Na execução de qualquer projeto multiorganizacional , seja de TI, construção ou outra indústria, colaboração é altamente recomendado e extremamente importante. Profissionais com diferentes experiências e de várias empresas precisam combinar seus conhecimentos e recursos para entregar um projeto no prazo, dentro do orçamento e com a satisfação do cliente. Neste artigo vou discutir como podemos definir colaboração e qual o seu valor para o gerenciamento de projetos.

Colaboração: uma palavra multifacetada

Originário do latim ‘com’ e ‘laborare’, colaboração significa basicamente “trabalhar juntos”. A palavra holandesa samenwerken, que literalmente significa “trabalhar juntos”, expressa o seu significado perfeitamente. Minha pesquisa por uma definição mais abrangente me levou a uma teia de diferentes interpretações da palavra em si. Existe uma enorme quantidade de termos usados para descrever acordos inter-organizacionais que são percebidos como colaboração. Além disso, essa palavra genérica, porém poderosa, é usada para muitas propósitos em muitos contextos diferentes. Pergunte para 30 pessoas a definição de colaboração e você terá 30 respostas diferentes.

No campo de pesquisa de gerenciamento de projetos, Dietrich e seus colegas (2010) definem colaboração como um processo recursivo em que pessoas ou organizações trabalham juntas numa interseção de objetivos comuns compartilhando conhecimento, aprendendo e construindo um consenso. Uma definição mais prática é dada por Himmelman (1996), onde ele afirma que a colaboração organizacional é um processo em que as organizações trocam informações, alteram atividades, compartilham recursos e aumentam a capacidade de cada uma para o benefício mútuo e um propósito comum através da partilha de riscos, responsabilidades e recompensas. Ótimo, mas como isso difere de cooperação e coordenação?

Cooperação, coordenação, colaboração

Os três termos podem ser colocados em uma escala de intensidade. Caracterizado pelo curto prazo e relações informais, a “cooperação” acontece quando as organizações mantêm uma relação fragmentada com o objetivo de compartilhar informações em um nível de risco baixo. ‘Coordenação’ encontra-se no meio da escala. Aqui, o nível de relacionamento entre as organizações exige um grau maior de esforço e empenho e, muitas vezes, estruturas e atividades mais formais são desenvolvidas, o que resulta em benefícios mútuos e riscos compartilhados.

Já ‘colaboração’ requer um relacionamento forte e intensa entre as organizações que também partilham recursos, alinham atividades e, na verdade, trabalham em conjunto, mas também traz um alto grau de risco e a necessidade de um nível intenso de compromisso e confiança entre os participantes.

Adaptado de Keast, Brown & Mandell (2007)

O valor da colaboração

A colaboração é a forma mais forte de relacionamento entre as organizações. Para realizar um projeto, muitas vezes é necessário combinar habilidades, conhecimento e experiência. As organizações têm que trabalhar em conjunto, ainda que possam ser concorrentes em outros ambientes de trabalho. O que torna a colaboração ainda mais complicada é que as tarefas, meios e objetivos nem sempre são claramente definidos no início de um projeto, ou mesmo que sejam, os parceiros podem ter interesses divergentes de participação. De uma forma ou de outra os parceiros do projeto dependem mutuamente um do outro. A maioria das pessoas concordaria que a colaboração é uma coisa boa. E é, se entendermos porque nós colaboramos.

A melhor estratégia para a conclusão de tarefas, no entanto, pode ser não colaborar. Trabalhar em conjunto é uma tarefa tão difícil e quando dá errado se desperdiça tanto tempo e recursos, que evitar pode ser a melhor solução. Lembre-se que o objetivo da colaboração não é a colaboração por si, mas o resultado da colaboração. Então, se você tiver a opção, evite a colaboração.

Infelizmente, nem sempre é tão fácil. Há inúmeras situações em que trabalhar sozinho não é suficiente para conseguir os fins desejados. Para a execução de alguns projetos, a colaboração – não a coordenação ou a cooperação – é extremamente importante. Este arranjo intenso, estável e de longo prazo implica compartilhar recursos, alinhar atividades e estabelecer um elevado grau de confiança entre os participantes. Devido ao seu escopo, custo e duração, muitos projetos exigem fortes relações de colaboração entre organizações para reunir conhecimentos, experiência e recursos, e para compartilhar o risco do projeto em conjunto. Consequentemente, para a maioria dos projetos a colaboração é indispensável para criar valor conjunto.

Você está enfrentando problemas na equipe do projeto? No seu projeto precisa alinhar conhecimentos, experiências e recursos de vários parceiros? Contacte-nos para saber como podemos apoiar.

Karen Smits Ph.D., Antropóloga Organizacional, Consultora Cultural de Negócios, Pesquisadora e Palestrante

Especialista internacional em colaboração em projetos. Doutoranda em Antropologia Organizacional. Seu livro Cross Culture Work: Practices of Collaboration in the Panama Canal Expansion Program recebe muita atenção no mundo do gerenciamento de projetos, e além. Palestrante TED, Karen reside atualmente em São Paulo e está atuando como consultora de Cultura de Negócios. Ela ajuda as empresas e funcionários com o desenvolvimento da colaboração, a formação de equipes e iniciativas de crescimento para líderes. Leia mais sobre Karen em www.crossculturework.com o ou escrever-lhe diretamente em karen@crossculturework.com.

Referências

Dietrich, P., et al. (2010). “The Dynamics of Collaboration in Multipartner Projects.” Project Management Journal 41(4): 59-78.

Himmelman, A. T. (1996). On the Theory and Practice of Transformational Collaboration: From Social Service to Social Justice. Creating Collaborative Advantage. C. Huxham. London, Sage: 19-43.

Keast, R., et al. (2007). “Getting the right mix: unpacking integration meanings and strategies.” International Public Management Journal 10(9-33).